Eventi aziendali di successo: i segreti per l'organizzazione

Meeting, convegni, anniversari, ricorrenze particolari. Le occasioni per un evento aziendale, nel corso di un anno, sono molteplici, ma, al fine di dare loro il rilievo che meritano, la chiave è un'organizzazione impeccabile: nessun dettaglio va trascurato, dal catering alla promozione, passando per la location. Scopri insieme a La Crème Banqueting come mettere in piedi un evento gradito e partecipato per la tua azienda!

La pianificazione prima di tutto: i passaggi per un evento indimenticabile

Organizzare un evento aziendale che lasci il segno non è mai facile, ma con un'attenta pianificazione e una spiccata cura dei particolari, si possono ottenere risultati grandiosi. Ecco qualche dritta a tal proposito:

• Definisci obiettivo, budget e target. Prima di gettarti nell'operatività in senso stretto, ritagliati del tempo per pianificare, fissando i capisaldi da cui farai scaturire l'evento. Perciò individua chiaramente l'obiettivo per cui lo stai organizzando, suddividi il budget in voci di spesa specifiche e circoscrivi in maniera precisa il target che vuoi raggiungere;

• Programma la data con criterio. Una volta capito a chi vuoi davvero rivolgerti, puoi scegliere la data in cui organizzare l'evento. Un aspetto da non sottovalutare: optare per un giorno a ridosso delle festività, per esempio, è un rischio da non correre, perché le persone potrebbero essere in ferie, non aderendo al tuo invito;

• Scegli la location perfetta. Ogni evento aziendale ha bisogno di una cornice che lo valorizzi a pieno e, da questo punto di vista, la location ricopre un ruolo determinante. Un consiglio per orientare la scelta: a meno che non si abbia una sala adeguata in azienda (nel caso di meeting di affari, convegni o incontri con partner e clienti), è opportuno affittare una struttura che sia facilmente raggiungibile dai principali servizi di trasporto presenti nel luogo e che sia adibita a ospitare l'evento che si ha in mente (una villa, una sala congressi, una location elegante...).

Organizzazione evento aziendale: l'importanza del catering

Ogni evento aziendale che si rispetti prevede anche un servizio di catering. Del resto, un momento di break e convivialità per i propri ospiti va sempre predisposto, pure nel caso in cui l'evento in questione sia un congresso o un corso di formazione di mezza giornata. Offrire loro un aperitivo, un brunch o un rinfresco, a seconda del momento della giornata, non solo lascia un'ottima impressione, ma favorisce anche un confronto più personale tra i partecipanti. E quale evento aziendale non ha, tra i suoi scopi, il favorire l'incontro fra aziende, colleghi, partner, clienti o fornitori?

Dunque il catering, con i suoi manicaretti e i suoi allestimenti concepiti ad hoc per l'evento, non può proprio mancare. Con un'azienda specializzata in questi servizi, come La Crème Banqueting, potete prevedere menù specifici a seconda del target o del tema dell'incontro, includendo anche piatti vegani o gluten free per chi ha esigenze particolari. Ricordate di effettuare scelte bilanciate, che puntino al gusto senza appesantire troppo gli ospiti, e di proporre pietanze che si possano consumare in maniera semplice e pratica, come il finger food: si tratta pur sempre di un evento aziendale, in cui i tempi sono spesso compressi. 

Comunicazione efficace: come promuovere il tuo evento e coinvolgere i partecipanti

Altro aspetto di vitale importanza è la promozione dell'evento: non vorrai mica correre il rischio che la brigata del servizio catering sia più numerosa dei partecipanti?

A questo scopo, esistono diversi strumenti, che possono essere impiegati anche contemporaneamente:

• Invito privato. Cartaceo o virtuale, da recapitare attraverso mailing list, consente di tenere traccia del numero dei partecipanti. Importante inviarlo con largo anticipo per organizzare poi i passaggi successivi;

• Comunicato stampa. La stampa è un ottimo alleato per pubblicizzare gli eventi. Inviando ai media comunicati ad hoc, con le informazioni essenziali dell'evento, si può essere pubblicati sulle testate e attirare giornalisti, che possono dare risalto all'azienda anche nel post;

• Pubblicità sul web. Post sui social e promozione sul sito aziendale: queste pratiche sono obbligatorie nel 2025 e risultano ancora più efficaci se intrecciate con il comunicato stampa;

• Realizzazione di materiale promozionale. Nelle fattispecie di eventi aziendali di grossa portata (congressi, meeting con ospiti illustri o anche iniziative benefiche), distribuire brochure informative ai partecipanti, con all'interno il programma dell’incontro e tutte le altre informazioni utili, favorisce in maniera evidente il coinvolgimento.